All-in-One HR Software Cloud-Lösung Entgeltabrechnung Personalverwaltung Deutschland BSI-ISO 27001 ISAE 3402
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externe Entgeltabrechnung und Personalverwaltung Projektgegenstand Im vorliegenden Verfahren wird die All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche • Entgeltabrechnung, • Zeitwirtschaft, • HR-Self- Services, • Digitale Personalakte und • Bewerbungsmanagement im Sinne einer externen Full- Service-Leistung ausgeschrieben. Die genannte Dienstleistung wird aktuell durch einen externen Dienstleister erbracht, der die entsprechende Dienstleistung künftig nicht mehr anbietet und daher auch nicht als vorbefasstes Unternehmen an dem vorliegenden Verfahren teilnehmen wird. 1.2 Aufgabenstellung und Leistungspflichten Die Dienstleistung wird ausschließlich als Gesamtleistung vergeben. Die Einbindung von Subunternehmen ist ausgeschlossen. Die vorhandenen Zeiterfassungsterminals der Firma dormakaba, Typ 9700 und 9320 müssen weiterverwendet werden, so dass eine kompatible Schnittstelle Voraussetzung für die Leistungserbringung ist. Die Übernahme der bisherigen Struktur der digitalen Personalakte und der dort hinterlegten Dokumente muss im Wege der Datenmigration möglich sein. Dabei muss v.a. auch die Übernahme der bisherigen sechsstelligen Personalnummern möglich sein. Die eingesetzte Software muss eine HR-Cloud- Lösung sein. Viele der Mitarbeitenden verfügen über keinen eigenen PC. Es ist eine Vielzahl von IGEl-Rechnern im Einsatz, lokale Installationen sind deshalb ausgeschlossen. Die Abwicklung muss über ein eigenes Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Der Dienstleister muss über die folgenden Zertifikate verfügen: • BSI-ISO 27001, • BSI-ISO C5 und • ISAE 3402 (jeweils oder vergleichbar) Änderungen im gesetzlichen, sozialversicherungsrechtlichen, steuerrechtlichen und tarifvertraglichen Umfeld müssen durch den Dienstleister eigenständig erkannt und im System eingepflegt werden. Der Dienstleister muss seine Tätigkeit ausreichend versichern. Die Ansprechpartner des Dienstleisters müssen fließend deutsch sprechen und zu den üblichen Geschäftszeiten der WfaA zwischen 07:00 Uhr und 16:00 Uhr regelmäßig erreichbar sein. Das genutzte Abrechnungssystem ist SAP HR; die Abrechnung erfolgt in drei Abrechnungskreisen jeweils zum 15. eines Monats.