Einführung DMS eAkte Migration HKR-Belegarchivierung Rathenow

Beschaffung, Umsetzung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Stadt Rathenow-Einführung eAkte und Migration HKR-Belegarchivierung Die Stadt Rathenow plant zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsabläufe die Ablösung des bestehenden Dokumentenmanagements (DMS) zur Belegarchivierung im kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) durch ein ganzheitliches System zur elektronischen Aktenführung (eAkte). Die zu beschaffende Softwarelösung muss mit der Umsetzung einer eAkte die rechtskonforme Archivierung, nahtlose Integration vorhandener Fachverfahren und webbasierte Zusammenarbeit sicher und performant dem Stand der Technik entsprechend realisieren. Die zukünftige Erweiterbarkeit um eine integrierte Signatur-, Workflow- und Posteingangskomponente (inkl. E-Rechnung) ist sicherzustellen. Die Beschaffungsmaßnahme umfasst insbesondere die Konzeption, Design, Installation, Einrichtung und Integration des DMS-Systems (auch vor Ort). Dokumentations-, Softwarepflege- und Schulungsleistungen sind ebenfalls im Rahmen der Beschaffung zu erbringen. Die Ausschreibung umfasst zwei Teilprojekte: Das HKR-Verfahren H&H proDoppik ist für die revisionssichere Archivierung von Anordnungs- und Veranlagungsbelegen über die DokuFIS/CMIS-Schnittstelle Art und Umfang der Leistung (DIN-SPEC 32791) sowie die Abfrage von Personenkontenstammdaten (GoBD) per SQL-Tabellenzugriff (Oracle-Datenbanksystem) anzubinden. Die Migration aller Bestandsdaten aus dem Altsystem ist nach Vorgabe und unter Einbeziehung des Verfahrensherstellers durchzuführen. Die nach Aktenplan (KGSt) hierarchisch organisierte Dateiablage des zentralen Netzlaufwerks (OpenText Open Enterprise Server) ist in enger Abstimmung und gemeinsam mit dem Auftraggeber anhand eines zu erstellenden Feinkonzepts (inkl. Rechte- und Rollenkonzept) in eine vorgangsbasierte eAkten-Struktur zu überführen. Eine Interoperabilität mit MS Office und LibreOffice sowie Funktionsgleichheit für Desktop- und Remote/Web-Benutzer wird vorausgesetzt. Für weitere Fachverfahren - wie Archikart, Cukoo AVVISO, EurOwiG, HSH VOIS (Meso/Geso) und Governikus COM Vibilia (beBPo) - müssen entsprechende Schnittstellen zur Anbindung vorhanden sein, welche vom jeweiligen Verfahrenshersteller freigegeben sind. Es ist geplant eine Verhandlungsvergabe ohne TW gem. § 12 UVgO i.V.m. § 28 Abs. 3 KomHKV mit max. 5 Bietern durchzuführen. Mindestanforderungen ### diese Ankündigung hat rein informativen Charakter und begründet keinen Rechtsanspruch auf Teilnahme am Beschaffungsverfahren###