Konzeption und Implementierung digitale Personalakte Anbindung DMS Schnittstelle SAP S/4HANA DESY Hamburg Zeuthen

Digitalisierung der Personalakte-Der Auftraggeber beabsichtigt, einen erfahrenen Dienstleister zu beauftragen, der: - eine Lösung für die digitale Personalakte konzipiert und implementiert, - dass bereits vorhandene DMS anbindet, - eine Schnittstelle zu SAP S/4HANA implementiert, - alle erforderlichen Tests, Schulungen und Nacharbeiten übernimmt. Menge und Umfang: DESY zählt zu den weltweit führenden Beschleunigerzentren. Mit den DESY-Großgeräten erkunden Forscherinnen und Forscher den Mikrokosmos in seiner ganzen Vielfalt - vom Wechselspiel kleinster Elementarteilchen über das Verhalten neuartiger Nanowerkstoffe bis hin zu jenen lebenswichtigen Prozessen, die zwischen Biomolekülen ablaufen. Insgesamt sind mehr als 3.000 aktive Beschäftigte bei DESY in den Berufsfeldern Naturwissenschaften, IT, Wirtschafts- und Ingenieurwissenschaften, Verwaltung und Technik angestellt. Die Hauptstandorte sind Hamburg und Zeuthen bei Berlin. Zudem gibt es einen kleineren temporären Standort in Bonn. Die Personalverwaltung und -abrechnung erfolgt aktuell mit dem Produkt SAP ERP 6.0. Für die Zeiterfassung wird SAP FIORI 2.0 genutzt. Das Bewerbungsmanagement erfolgt durch eine interne Oracle-Datenbank. Zusätzlich zu Papierformularen hat DESY das Tool "Formular-Management-System (FMS)" der Bundesverwaltung, mit welchem interne Formulare generiert werden im Einsatz. Alle relevanten Unterlagen, auch die, die in elektronischer Form (Oracle bzw. FMS) vorliegen, werden derzeit in Papierform strukturiert in Personalakten abgelegt. Die Personalabteilung administriert zuletzt ca. 550 Einstellungen und 530 Austritte jährlich. Hinzu kommen ca. 900 Vertragsverlängerungen und -änderungen aufgrund von Arbeitszeitanpassungen, Elternzeit, Höhergruppierungen etc. Die Personalvorgänge werden in der Regel neben der vertraglichen Anpassung auch von einem Schriftverkehr zur Beteiligung der Betriebsräte sowie Information/Kommunikation mit den Beschäftigten begleitet.