SharePoint Intranet Konzeption Umsetzung Migration UKM

SharePoint-basiertes Intranet -Der zu beauftragende Dienstleister unterstützt das UKM bei Konzeption, Umsetzung, Migration, Einführung und Übergabe in den Betrieb eines neuen Intranets. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere folgende Leistungen: 2.1 Analyse und Anforderungsaufnahme Zu Beginn des Projektes ist eine strukturierte Analysephase durchzuführen. Diese umfasst insbesondere: - Analyse des bestehenden TYPO3-Intranets (Inhalte, Strukturen, Prozesse und Rollen), - Analyse technischer Abhängigkeiten und vorhandener Integrationen (z. B. Anwendungen, Formulare, Systeme), - Auswertung vorhandener Nutzungsdaten zur Priorisierung der Migration, - Durchführung von Workshops, Interviews und ggf. Umfragen zur Bedarfserhebung bei verschiedenen Nutzergruppen (z. B. Kliniken, Pflege, Administration, Forschung). Ziel dieser Phase ist die Erstellung eines vollständigen Anforderungskatalogs (Muss-/Soll-Kriterien) für das zukünftige Intranet. 2.2 Konzeption und Architektur Auf Basis der Analyse ist ein Gesamtkonzept für das zukünftige Intranet zu entwickeln. Dies umfasst insbesondere: - Entwicklung einer Informationsarchitektur inkl. Berücksichtigung verschiedener Tochtergesellschaften (Startseite, Bereichsseiten, Klinikbereiche, Themenseiten), Seite 1/4 - Konzeption eines UX- und Designkonzepts unter Berücksichtigung des Corporate Designs des UKM, - Berücksichtigung von Barrierefreiheit (WCAG 2.2 und die BITV NRW), automatisierte Mehrsprachigkeit, - Definition der technischen Architektur auf Basis von Microsoft 365 / SharePoint, - Konzeption von Berechtigungs- und Rollenmodellen, - Konzeption von Such-, Metadaten- und Navigationsstrukturen, - Definition eines Portals (Dashboard/Cockpit) für den Zugang zu Anwendungen und Services (u.a. Nexus Curator) - Erstellung und Finalisierung eines Migrationskonzeptes (teilautomatisierte Migration) für bestehende Inhalte. - Typo3-Extension "Dawei" - Abbildung des Bildungsportals 2.3 Umsetzung und Implementierung Im Rahmen der technischen Umsetzung sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen: - Aufbau der SharePoint-Infrastruktur und Seitenstruktur, - Umsetzung der Informationsarchitektur und Navigation, - Implementierung von Designkomponenten und Webparts (u.a. Events, Social Wall) - Integration relevanter Anwendungen und Systeme, - Einrichtung der Suchfunktion sowie der Metadatenstruktur, - Umsetzung der definierten Berechtigungs- und Governance-Strukturen. Weitere Elemente sind in der Anforderungsliste zu bewerten. 2.4 Migration bestehender Inhalte Der Dienstleister unterstützt das UKM bei der strukturierten Migration der bestehenden Inhalte. Dies umfasst insbesondere: - Bewertung und Priorisierung bestehender Inhalte, - Definition von Inhalten zur Migration, Archivierung oder Neustrukturierung, - Durchführung der Migration zentraler Inhalte, - Unterstützung der Fachbereiche bei der Migration ihrer Inhalte, - Archivierung nicht mehr benötigter Inhalte. 2.5 Test, Qualitätssicherung und Datenschutz Vor dem produktiven Einsatz sind geeignete Testverfahren durchzuführen, darunter: - Funktionstests der Plattform, - Usabilitytests mit Pilotgruppen, - Datenschutz- und Sicherheitsprüfungen, - technische und organisatorische Qualitätssicherung. 2.6 Schulung, Kommunikation und Change Management Der Dienstleister unterstützt das UKM bei der Einführung der Plattform und dem Change-Prozess. Hierzu zählen insbesondere: - Durchführung von Redakteursschulungen, - Erstellung von Schulungs-, Kommunikationsunterlagen sowie Self-Service-Anleitungen, - Unterstützung bei Kommunikationsmaßnahmen zur Einführung des neuen Intranets, - Begleitung des Go-Live sowie der Stabilisierungsphase.