Umstellung DMS Kauf- auf Subscription-Modell behördenweit inkl. Module und Workflows
Dokumentenmanagementsystem. Vergeben werden soll die Umstellung des vorhandenen DMS Systems vom Kauf- auf ein Subscription-Modell an den ursprünglichen Auftragnehmer. Das betroffene Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt das zentrale Instrument für behördenweite Betriebsabläufe dar und ist tief in die IT-Infrastruktur und die etablierten Verwaltungsprozesse integriert. Mit der Vergabe soll dem Investitionsschutz, der Kontinuität im Handeln und der Zukunftsfähigkeit der Verwaltung Rechnung getragen werden. Auf der Basis des bestehende DMS sind bisher in Abstimmung mit Fachabteilungen und durch die Integration in Fachanwendungen mehr als 40 Akten- und Dokumentarten entstanden. Weiterhin wurden folgende zusätzlichen Module implementiert: o Aktenplan o Vertragsmanagement mit 2b UstG Audit o Process Studio o Documents Collector Zu den aufwändig integrierten Fachverfahren zählen unter anderem o eAkte im Bauordnungswesen o eAkte im Ordnungswidrigkeits- und Bußgeldwesen o eAkte im Straßenverkehrswesen o eAkte im Vollstreckungswesen o zusätzliche CMIS-Anbindungen o TopDesk (automatische Benutzeraktenerstellung) Die umfangreichen Funktionen des Systems wurden darüber hinaus in zunehmendem Maße für die Implementierung komplexer Freigabe-, Prüf- und Archivierungsworkflows sowie für Prozessautomatisierungen genutzt: o Rechnungsworkflow mit Schnittstelle zum Finanzwesen, tief integriert mit Scanstrecke, automatischem Batchimport und 29 Prozessvorlagen o Ämterbeteiligung für Bauakten o Antrag Mittelfreigabe (Eigenentwicklung mit Schnittstelle zu AB-Data) o Antrag Mittelübertrag (Eigenentwicklung mit Schnittstelle zu AB-Data) o Prozess zur Aktenerstellung AB-Data Benutzerakte o 15 Stapelklassen der Import- und Scankomponente, die automatisiert die richtigen Dokument- und Aktenarten ansprechen o 5 COLD-Strecken, die Dokumente spezifisch aufarbeiten und direkt an das DMS übergeben oder an die Import- und Scankomponente zur weiteren Bearbeitung leiten Die genannten Funktionalitäten müssen für den laufenden Betrieb der Verwaltung vollumfänglich und unterbrechungsfrei zur Verfügung stehen ### diese Ankündigung hat rein informativen Charakter und begründet keinen Rechtsanspruch auf Teilnahme am Beschaffungsverfahren ###